Top Comunicación

Reglas de Oro para el Departamento de Contabilidad

Sacar el máximo partido de su proyecto de factura electrónica depende de las necesidades de cada departamento. Conocer estas reglas de oro de la factura electrónica le aportará una visión diferente que le permitirá destacar.

Para el director o el responsable del departamento de Contabilidad (Finanzas)

reglasdeoro contabilidad
Regla 1 Pregúntese, ¿Cuántos recursos dedica a recibir facturas, abrir sobres, introducir los datos en sus sistemas de contabilidad (ERP)...?
Los servicios de SERES permiten que tenga toda la información necesaria de las facturas de sus proveedores en su ERP. Si falta algún dato necesario para su gestión se lo diremos a su proveedor y será rechazada. Sólo tendrá que preocuparse de contabilizarlas. Sus compañeros se lo agradecerán. Hay estudios que dicen que se ahorra el 62% con la factura electrónica pero seguro que su empresa es diferente. Cada caso es un mundo.
Regla 2 Que no se le venga el cielo encima. Sus proveedores tendrán todas las alternativas.
Quizás se pregunte como lo hacemos. Es sencillo. Su proveedor nos dirá cómo quiere enviar sus facturas a su entidad y nosotros nos adaptamos a ellos. Si quieren seguir enviando facturas como lo hacen ahora lo pueden hacer. No importa si las hacen a mano o a través de su programa de facturación.
Regla 3 Que no se le venga el cielo encima 2. No tendrá que hablar con todos ellos.
SERES se encarga de dar asesoramiento personalizado a sus proveedores y aportarle el estado del proyecto. Un único interlocutor para todos sus proveedores. SERES será quien responda a su proveedor, a quien llamará y preguntará, etc. Le aclararemos que la factura electrónica no sólo tiene que ver con que su ERP (SAP, Oracle, Dynamics, SAGE, etc.) ya tiene algo parecido y si es exactamente lo que necesita, si el formato que tiene le vale, etc. Cada proveedor es un mundo.
Regla 4 ¿Y si ningún proveedor trabaja con factura electrónica?
Tenemos más de 300.000 empresas que trabajan con nuestros servicios e interconexión con las principales plataformas en todo el mundo que le aseguran que cualquier proveedor empezará a trabajar desde el primer momento. Los demás será cuestión de comunicación y de constancia. Eso lo ponemos nosotros.
Regla 5 Una vez ha dado el primer paso no pierda ningún segundo en aprovechar otras oportunidades.
Lo primero es que los datos estén integrados en sus sistemas de forma automática. Una vez conseguido eso los servicios de SERES le permiten automatizar el proceso de aprobación de las facturas, añadir filtros de rechazo de facturas, utilizar servicios financieros (e-confirming), notificar automáticamente a su proveedor el estado de su factura (¡ya no le llamarán preguntando!), tener un repositorio online seguro de facturas en caso de inspección, generación automática de cuadernos bancarios...
Regla Especial Sector Público Olvídese de todo porque no se va a escapar...
Si es Administración Pública ya estará al tanto de los servicio de e-administración. Si no ha contemplado la factura electrónica le aconsejamos que lo haga. Una entidad pública tiene unas particularidad especiales a las que SERES se ha adaptado cuando ha puesto en marcha proyectos como AOC (e-FACT en Cataluña), RTVE, SEGIPSA, Ayuntamiento de Logroño, etc.

Para el director o responsable del departamento de Compras

reglasdeoro compras
Regla 1 Su proveedor no sólo trabaja con usted.
SERES le permite participar y crear un entorno colaborativo no restringido donde su proveedor podrá enviar facturas y recibir pedidos sin necesidad de acceder al portal de su empresa.
Imagínese los frenos que su proveedor va a poner si tiene que acceder a cada portal de proveedor de cada cliente. Accediendo a SERES o de forma automática su proveedor podrá intercambiar con más de 300.000 empresas en todo el mundo.

Más Informaciónde las reglas de oro para el departamento de compras

Para el director o el responsable del departamento de Facturación (Finanzas)

reglasdeoro facturacion
Regla 1 Si emite pocas facturas...uff ¿seguro que le interesa la factura electrónica?
Si el ahorro es su principal interés. Seamos claros, si emite muchas la factura electrónica es la mejor elección. ¿Qué consideramos como "muchas"? Una media de 400-500 facturas al mes es algo a valorar muy seriamente. Con menos facturas le aconsejamos ver las demás reglas.

Más Información de las reglas de oro para el departamento de facturación

Para el director o el responsable del departamento de Tecnología o Sistemas (IT)

reglasdeoro informatica Regla 1 ¿Para que necesito un servicio como el de SERES cuando ya tengo partes cubiertas o lo puedo hacer en mi departamento?
Principalmente porque va a tener un servicio donde, con una mismo interface, va a poder generar el documento que quiera (pedido, albarán, contratos, facturas, movimientos bancarios...), en el formato que quiera (facturae, edifact, ubl, pdf firmado, pdf con marcas gráficas 417, pdf personalizado por cliente, etiquetas logísticas...), en la versión que quiera, con firma electrónica (pdf sign, XADES, etc.) o no, con las particularidades de cada sector...

Más Información de las reglas de oro para el departamento de informática