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Reglas de Oro para el Departamento de Compras

Sacar el máximo partido de su proyecto de factura electrónica depende de las necesidades de cada departamento. Conocer estas reglas de oro de la factura electrónica le aportará una visión diferente que le permitirá destacar.

Para el director o responsable del departamento de Compras

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Regla 1 Su proveedor no sólo trabaja con usted.
SERES le permite participar y crear un entorno colaborativo no restringido donde su proveedor podrá enviar facturas y recibir pedidos sin necesidad de acceder al portal de su empresa.
Imagínese los frenos que su proveedor va a poner si tiene que acceder a cada portal de proveedor de cada cliente. Accediendo a SERES o de forma automática su proveedor podrá intercambiar con más de 300.000 empresas en todo el mundo.

Regla 2 Cualquier cambio que le pida a su proveedor tendrá una carga de trabajo mayor en sus compañeros de departamento.
No se engañe, si le pide enviar factura electrónica a su proveedor, le llamará, le preguntará qué es, qué significa, que formato y canal tiene que utilizar, si tiene que hacerlo ya o no, etc. SERES se encarga de dar asesoramiento personalizado a sus proveedores y aportarle el estado de proyecto. Un único interlocutor para todos sus proveedores.

Regla 3 Su servicio debe estar abierto en opciones.
SERES le proporciona un servicio global que se adapta al nivel y necesidad tecnológica de cada proveedor. No se preocupe si su proveedor es alemán, francés, o español, SERES le aportará una solución para intercambiar documentos según su nivel y su sistema de gestión (SAP, Dynamics, Oracle, SAGE...). No podrá poner excusas, cubrimos todas las posibilidades electrónicas y, también, la gestión del papel.

Regla 4 Incluya en su contratación el uso de esta tecnología pero dé algo a cambio.
Los servicios de SERES permiten a su proveedor asegurar si el documento ha sido recibido o enviado por su entidad. SERES es un servicio de "tercero de confianza" que aporta trazabilidad, seguridad y credibilidad al intercambio de documentos.

Regla 5 Un cambio en su departamento que afecte positivamente a otros departamentos.
Abrir un canal de comunicación con sus proveedores permite que la gestión logística se pueda automatizar y gane agilidad (Cadena de suministro: Pedido-Albarán-Orden de recepción de mercancía y Factura electrónicos), que la gestión de la aprobación de la facturas sea más independiente (sabrá que facturas tendrá que conformar para que Contabilidad las gestione y tesorería las pague), etc.

Para el director o el responsable del departamento de Contabilidad (Finanzas)

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Regla 1 Pregúntese, ¿Cuántos recursos dedica a recibir facturas, abrir sobres, introducir los datos en sus sistemas de contabilidad (ERP)...?
Los servicios de SERES permiten que tenga toda la información necesaria de las facturas de sus proveedores en su ERP. Si falta algún dato necesario para su gestión se lo diremos a su proveedor y será rechazada. Sólo tendrá que preocuparse de contabilizarlas. Sus compañeros se lo agradecerán. Hay estudios que dicen que se ahorra el 62% con la factura electrónica pero seguro que su empresa es diferente. Cada caso es un mundo.

Más Informaciónde las reglas de oro para el departamento de contabilidad

Para el director o el responsable del departamento de Facturación (Finanzas)

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Regla 1 Si emite pocas facturas...uff ¿seguro que le interesa la factura electrónica?
Si el ahorro es su principal interés. Seamos claros, si emite muchas la factura electrónica es la mejor elección. ¿Qué consideramos como "muchas"? Una media de 400-500 facturas al mes es algo a valorar muy seriamente. Con menos facturas le aconsejamos ver las demás reglas.

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Para el director o el responsable del departamento de Tecnología o Sistemas (IT)

reglasdeoro informatica Regla 1 ¿Para que necesito un servicio como el de SERES cuando ya tengo partes cubiertas o lo puedo hacer en mi departamento?
Principalmente porque va a tener un servicio donde, con una mismo interface, va a poder generar el documento que quiera (pedido, albarán, contratos, facturas, movimientos bancarios...), en el formato que quiera (facturae, edifact, ubl, pdf firmado, pdf con marcas gráficas 417, pdf personalizado por cliente, etiquetas logísticas...), en la versión que quiera, con firma electrónica (pdf sign, XADES, etc.) o no, con las particularidades de cada sector...

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