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EDICONSEJO: La preparación para comenzar a usar EDI

Empezar a utilizar el EDI implica adaptar su gestión y sus programas de facturación, almacén, contabilidad, etc. a un nuevo lenguaje y codificación que la mayoría de los ERP's del mercado no contemplan. ¿Por qué? El principal motivo es que el EDI es una forma de relación que toma en cuenta tanto al emisor como al receptor mientras que los ERP suelen centrarse única y exclusivamente en organizar a su cliente, no tanto la relación entre éste y sus socios comerciales -clientes y proveedores-.

Por ello se debe tomar en cuenta cuatro cambios:

Pasos EdiconsejoEn primer lugar, en necesario generar un documento electrónico de acuerdo al estándar de las Naciones Unidas UN/EDIFACT. ¿Existe algún otro estándar en las relaciones EDI? Sí, incluso cada vez es más común el intercambio de documentos XML, pero éste es el más extendido.

Para transformar la información que sale de su ERP es necesario un Servicio EDI, ya sea un software o una estación EDI que enlace con nuestra informática interna y traduzca la información al estándar a la vez que se conecte con su buzón electrónico avanzado EDI. Esta adaptación y estructuración al lenguaje electrónico debe regirse por el estándar. ¿Por qué el UN/EDIFACT? Porque el UN/EDIFACT se utiliza como el "lenguaje esperanto" del comercio, administración y transporte.

codigoBarrasEn segundo lugar, para saber que el producto referido es exactamente el que se envía y con las características pactadas es necesario identificarlo unívocamente, tanto para el emisor como para el receptor, y para ello en el EDI se utilizan los Códigos EAN. ¿Sabe donde están? En cualquier producto con código de barras.

Una vez identifcados los productos y nuestra empresa globalmente, necesitaremos una red o canal de comunicación por la que hacer llegar los mensajes al destinatario. En el entorno EDI se utilizan mayoritariamente las Redes de Valor Añadido (RVA) o Redes VAN.

Y por último, comenzar a enviar y recibir. Su empresa intercambiará pedidos (orders), albaranes (desadv), facturas (invoic)... cuya información se podrá consultar a través de un acceso online a su servicio EDI o a través de su ERP (integración) evitando que su empresa tenga que cambiar su forma de trabajar para adaptarse y participar en una de las mayores comunidades de negocio del mundo.

El EDI en el siglo XXI

El concepto EDI ha evolucionado de su contexto inicial, basado en el estándar EDIFACT y las redes de valor añadido, a uno más abierto donde el uso de nuevos formatos, documentos, estándares y protocolos son compatibles. Contar con un servicio o software EDI ya no sólo es posible para trabajar bajo ese concepto, sino que se ha transformado para ofrecer un servicio global de intercambio electrónico de documentos donde todos los participantes están conectados con independencia de la tecnología o estándar utilizado.