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EDICONSEJO: Documentos EDI avanzados V – Commercial account summary message – COACSU

El COACSU o Relación de entregas es un documento EDI que recopila las entregas individuales que el proveedor realiza a uno o varios distribuidores en un período de tiempo determinado. Su uso más común se encuentra aplicado a las facturas, funcionando como recopilatorio de un conjunto de facturas emitidas (comerciales, notas de cargo, notas de abono, rectificativas, recapitulativas, etc.).

¿Cómo es utilizado el COACSU?

El escenario más común es aquel en el que interviene una entidad de Gestión de Pago. [Proveedor – Central de Pagos – Distribuidor]

¿Cómo utiliza el COACSU el proveedor?

El proveedor, en su relación con el distribuidor, se comunica mediante mensajes EDI. Estos mensajes se recopilan en un COACSU, que es enviado a la Central de Compras que utilice el distribuidor.

En el caso de las facturas, el COACSU recopila todas las facturas que el proveedor le va enviado al distribuidor y le hace llegar este resumen a la Central de Pagos, para que sea ésta quien liquide la cantidad aceptada.

¿Cómo utilizan el COACSU las centrales de pagos?

Las centrales de pagos son las receptoras del mensaje, cuando lo reciben, tras la aceptación del distribuidor, proceden al pago unificado de la cantidad requerida. Cuando se trata de pagos de varios distribuidores a un sólo proveedor, también responderá en una única acción. La respuesta al COACSU es el mensaje REMADV, que informa de que la liquidación ha sido efectuada.

 

Ejemplo: El COACSU es un mensaje común cuando interviene una central de compras. El proveedor le enviará sus facturas a sus distribuidores directamente, pero para recibir la liquidación de los pagos informará a la Central de Compras que utilicen los distribuidores, a quien le hará un resumen en un mensaje (COACSU) de lo que le debe pagar en conjunto. La Central, con la aprobación de sus clientes, podrá responder igualmente con una única operación y realizar 1 solo pago al proveedor que incluya diferentes facturas de diferentes distribuidores. El mensaje en el que le confirma la liquidación se llama REMADV. De este modo, se acorta el camino, ya que sólo tendrán que intervenir dos actores en el pago y el cobro podrá ser más ágil.

 

Ventajas

Ventaja para la Central de Compras y para el Proveedor:

  • Unifica la información de facturas.
  • La posibilidad de que la Central de Compras liquide un conjunto de facturas en una sóla operación.

Ventaja para el Proveedor:

  • Centralizar el cobro: reducción del número de cobros manteniendo el importe.
  • Cumple con la exigencia de utilizar el COACSU que piden las Centrales de Compras.

Ventaja para el Distribuidor:

  • Las ventajas son las inherentes a la utilización de una Central de Compras: el ahorro derivado de la economía de escala.

Otras curiosidades del mensaje

Un COACSU también puede usarse como respuesta a otro COACSU, en ese caso se podría usar como:

  • Confirmación de aceptación
  • Confirmación de comprensión de los datos
  • Notificación de no-aceptación