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¿Cómo decidir implantar un proyecto de Factura Electrónica o EDI?

Aunque abordar un proyecto de Factura Electrónica o EDI en una compañía es una decisión de negocio y su enfoque parte principalmente de una necesidad o voluntad de mejora del departamento de finanzas, administración, compras, etc., es bueno conocer el transfondo de la elección tecnología para cubrir esta necesidad. Todas las opciones tienen sus ventajas e inconvenientes.

De forma habitual nos encontramos tres maneras de implantar un proyecto tecnológico: a través de la compra de un software -que implica la compra de licencias-, el desarrollo a medida de una solución o a través de la contratación de un servicio en modalidad SaaS -Software as a Service-.

Si hacemos una correlación entre los costes más significativos visibles e invisibles de estas tres opciones podemos definir que:

  • Compra de un software: Aproximademente el 10% de los costes visibles se fijan en la adquisicón de licencias. La otra parte recae en la adaptación interna, adquisición de software, líneas de conexión, perfeccionamiento del equipo técnico, mantenimiento, formación... A lo que se sumarán otras tareas futuras relacionadas con upgrades, parches, mejoras en la integración, adaptación a requisitos excepcionales, campaña de activación, etc...
  • Desarrollo a medida: Aproximadamente el 60% de los costes son visibles, es decir, horas de análisis y desarrollo. La otra parte soporta las adaptaciones para adecuarse a las particularides de cada interlocutor, la gestión del soporte de la herramienta -tanto internamente como externamente- con sus socios comerciales, campaña de activación...
  • Software as a Service: Aproximadamente el 80% de los costes son visibles, es decir, integración y cuota del servicio. La otra parte soporta la activación de nuevas funcionalidades no incorporadas en el paquete elegido, todas las posibles adaptaciones especiales que se escapen del estandar, etc.

Una de las claves más importantes para poder decidir la opción más adecuada es tener en cuenta cómo la tecnología puede llegar a evolucionar en los próximos años y cómo puede afectar a un proyecto, algo que no solo implicará a la compañía que lo quiere poner en marcha sino también a las partes intervinientes del cambio, sus proveedores y/o clientes.

Respecto al Ciclo de vida de la tecnología

Cualquier tecnología tiene un ciclo natural de vida que sigue una curva en forma de S, donde el eje vertical representa el nivel de avance tecnológico adicional y el eje de abscisas el tiempo. Según el momento se puede dividir esa curva en varias fases. La primera "embrionaria" que es donde se desarrollan invenciones y son convertidas en innovaciones. La segunda "crecimiento", es aquella en que la empresa comienza a dominar la nueva tecnología y a obtener sus primeros frutos. En la tercera fase "madurez", la tecnología es conocida y utilizada ya por otras empresas competidoras. Y por último, fase "envejecimiento" todos pueden utilizar esa tecnología y otras nuevas tecnologías están surgiendo que van a reemplazar a la anterior.

Este escenario teórico es fácilmente entendible con ejemplos pasados y presentes.

El vídeo en formato VHS (1976) de la multinacional JVC se impuso a los formatos Betamax o Beta (1975) de Sony y el Video 2000 de Philips (1979). Los usuarios medios que invirtieron de forma temprana, muchos de ellos usuarios de Beta y algunos de Video 2000, sucumbieron y mantuvieron las reliquias Beta/V2000 bajo sus televisores mientras volvían a invertir en un nuevo vídeo VHS.

Un ejemplo más actual se puede encontrar en la telefonía móvil, donde la guerra se desarrolla en varios frentes, la de los sistemas operativos, Android, Windows mobile e iOS, la de dispositivos como Samsung Galaxy, Apple iPhone, la de los operadores de telefonía como Movistar, Vodafone, Orange...

Por lo tanto, es imprescindible saber en qué momento de la curva estamos en cuanto al intercambio electrónico de documentos.

El marco legal del intercambio electrónico de documentos podemos decir que es la Unión Europea, a raiz de las últimas Directivas que regulan la factura electrónica o EDI y son estables. Aunque si entramos en el detalle de cada país, se aprecia una tendencia a hacer obligatoria la factura elecrónica, por lo que la situación es más cambiante y podría clasificarse dentro de la etapa embrionaria o incluso en la de crecimiento.

En Latinamérica no hay una situación tan uniforme como en Europa dado que cada país ha decidido su camino particular. Los que van a la cabeza, como México, han realizado cambios normativos recientes que han implicado un aumento de los requisitos tanto técnicos como económicos de los proveedores homologados o PAC. En Ecuador, donde la factura tiene un crecimiento exponencial, cada vez son más las empresas que pasan a estar obligadas a trabajar. En Colombia, donde la factura no es obligatoria -por ahora-, se está a la espera de próximos cambios normativos.

En cuanto a la tecnología, podemos asegurar que todavía nos encontramos con un entorno más variado. Conviven formatos, versiones de formatos, tipos de conexiones... tanto de uso tradicional -como puede ser el UN/EDIFACT- como formatos de reciente creación -como puede ser el facturae versión 3.2. en España-. En cuanto a los tipos de conexiones nos encontramos desde el email -caracterizado por su inseguridad-, pasando por los tradicionales ftp -los más seguros como AS2-, hasta los más nuevos, los servicios web -webservices- que se carazterizan por ser cada uno diferente aunque hagan lo mismo.

En el entorno de los cambios tecnológicos y normativos como el que vivimos, la solución SaaS es la más aconsejable dado que le permite reducir el impacto y urgencia de los cambios en cada zona y sector beneficiándose de los desarrollos solicitados por los miembros de la comunidad de usuarios que la utilizan.

En cuanto al coste, la compra de un software suele ser costoso. Si comparamos algunos ejemplos de los techos de licitación en proyectos que se han dado en España, pueden rondar desde el millón de euros hasta, en su versión más económica, los 200.000€. En el caso de desarrollos a medida, quizás la variación radique en la base con la que se empieza el proyecto y cómo los cambios afecten a esta estructura. Si es desde cero el coste rondará al de la compra de un software, si se parte de una tecnología ya consolida los importes puede ser un poco inferiores.

En el entorno de costes, las soluciones SaaS, son mucho más favorables y, por tanto, tienen un ROI mayor. Los costes pueden verse reducidos drásticamente según el tipo de proyecto y su cuantía dependiendo del número de empresas que participen, en el caso de multinacionales, o del  número de documentos a intercambiar.

Con estos datos es sencillo determinar el ROI de una solución SaaS de facturación electrónica. Si hablamos de un ejemplo de una solución SaaS con un volumen de emisión de 100.000 facturas/año. Expresado en tiempo, el break event se alcanza al noveno/décimo mes del servicio, y el ROI supera el 120% con un beneficio de más de 140.000€ en 36 meses.

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En la actualidad más del 95% de los proyectos están basados en Software as a Service. Concepto que tiene una íntima relación con los servicios en la nube o Cloud Computing. Si bien el gran matiz diferencial de algunos servicios en la nube radica en que, en el caso de proyectos de Factura Electrónica o EDI, el contenido e información de documento siempre pertenece al emisor y receptor y nunca al entorno donde se relacionan.