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Proyecto Internacional de factura electrónica: Una realidad cada vez más cercana

La factura electrónica está en el punto de mira de un cambio mucho mayor que afecta a cómo se relacionan las empresas y los Gobiernos. No es de extrañar dado que es uno de los pocos documentos que es obligado su remisión. Finaliza un acuerdo y, por lo tanto, contiene información de interés para muchas partes. Por un lado, a los Gobiernos le aporta datos de recaudación gracias a que refleja los impuestos y otros gravámenes de la actividad comercial. Por otro lado, es un documento que refleja un movimiento financiero y unas condiciones concretas de lo tratado, gestionado y entregado. Y finalmente, como consecuencia de lo anterior suele ser un documento justificativo y probatorio que aclara discrepancias entre los participantes en caso de, por ejemplo, impagos, solicitud de subvenciones o ayudas, etc.

Todo ello, junto con los beneficios obtenidos si lo comparamos con la gestión en papel, ha hecho a los Gobiernos empezar a obligar a utilizarlo. Algunos, y cada vez más, como medida de mejora de la recaudación y detección del mercado no declarado. Pero también afecta a como optimizar la relación de las empresas. Es ahí donde los Gobiernos centran su mensaje más directo. "Ahorra costes y optimiza procesos para ser más productivos y competitivos".

En cualquier caso, cuando te enfrentas a un requerimiento puntual de un cliente o de algún Gobierno o pones en marcha tu proyecto, el grado de impacto del cambio es similar a cualquier otro proyecto local hasta que analizas el conjunto de clientes y/o proveedores que se ven afectados y te das cuenta que existen casos fuera del ámbito geográfico al que inicialmente enmarcabas tu proyecto. Cuando se ven implicados varios países empiezan a surgir algunas dudas. A continuación mostramos algunas de ellas:

Es necesario tener la capacidad de tener un servicio adaptado a los requisitos normativos cambiantes de cada país y sector

Por un lado, lo plantean como algo opcional dando mayor libertad a las empresas a decidir cómo y cuándo dar el paso. Esta situación se está dando en la mayoría de los países del norte y centro Europa. En ellos se establecen diferentes formas de cumplir con la legalidad que se centran en utilizar firma electrónica, sistemas EDI o, con la idea de igualar la factura papel y electrónica, algún mecanismo que permita una gestión segura de las "pistas de auditoría internas". Es decir, información como número de pedidos, albarán, etc. que demuestran que la factura se debe a un hecho real y justificable.

Por otro lado, algunos países lo plantean como obligatorio. Y aquí se plantean algunas variantes. Los más radicales, que no discriminan a nadie. Esta situación se está dando en algunos países de Latinoamérica. Y los que la incorporando de forma obligatoria pero gradualmente, ya sea por tamaño de empresas, tipo de relación, sector, etc. Esta situación se está dando además de en Latinoamérica en el sur de Europa.

Aquí el punto es ser consciente que una vez que tienes el canal de envío de facturas, este se puede utilizar para intercambiar otros documentos electrónicos, como pedidos, albaranes, contratos, etc.

Es necesario tener la capacidad de llegar a todos los sitios

La capilaridad es lo que te permite llegar de forma directa a un conjunto amplio de clientes o proveedores. Conectarte a operador de facturación electrónica que cuenta con cientos de miles de entidades intercambiando factura te facilita el arranque del proyecto y por lo tanto el ROI de este.

Pero tenemos que ser conscientes que algunas de las entidades que intervendrán en tu proyecto no están adaptadas de forma avanzada para enviar y/o recibir facturas electrónicas de su empresa. Es ahí donde surge otra importante variable: La capacidad de atender y dar soporte multiidioma a todos los participantes del proyecto.

La gestión de la comunidad de participantes en su proyecto

Por lo tanto, la carga de trabajo y esfuerzo que se debe mantener para soportar la gestión del cambio de forma interna hace insostenible el proyecto. Es ahí donde vuelve a surgir la importancia de un operador de factura electrónica con capacidad de aplicar recursos cualificados en diferentes zonas para incorporar al mayor número de entidades con el menor esfuerzo de desgaste de recursos posible.

El paso a la factura electrónica es algo ineludible. Ese cambio en un entorno internacional requiere de un partner de confianza que apoye su labor con una amplia presencia internacional tanto físicamente como de capacidad de conectividad y servicio. Este servicio debe cubrir todas sus necesidades a nivel internacional adaptando sus servicios a los requisitos y normativa de cada país así como a las necesidades de su negocio.