Top FacturaElectronica

Nuestro servicio de Facturación Electrónica: Descubre la sencillez

La solución de Factura Electrónica de SERES, unifica en un mismo entorno todos los servicios y herramientas necesarias para externalizar el intercambio de facturas. Transformando progresivamente, al ritmo de su negocio y el de sus socios comerciales, la labor de recibir y enviar sus facturas de papel a electrónico.

Su aliado en la Gestión del Cambio: La factura electrónica no es sólo una decisión tecnológica

Nuestros servicios cubren todas las fases de su proyecto:

Fases Proyecto

1.- Fase de Definición

Apoyo en la definición del ámbito de su proyecto y el proceso de activación

Definir el entorno y ámbito de su proyecto requiere de ayuda. No es lo mismo un proyecto de facturas de ventas (cuentas a cobrar) que de facturas de compras (cuentas a pagar). Cada proveedor y cliente, sector, país, etc. tiene diferentes requisitos y necesidades de información, limitaciones tecnológicas, formatos, sistemas, canales de comunicación... Conocer todas estas casuísticas y decidirse por el servicio que mejor se adapte a las mismas, marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso.

En algunos casos, además de las particularidades de cada socio de negocio (clientes, proveedor, etc.) habrá que contar con tecnología específica para su proyecto, como la conexión con el SRI para el envío de las facturas para su autorización, tener un certificado electrónico (necesario para la firma electrónica), dar de alta y configurar su cuenta en diferentes plataformas, etc.

Nuestro servicio le permitirá tener una visión global de todos los pasos necesarios y requisitos de activación que debe cumplir.

Consultoría estratégica en sus procesos de facturación y contabilidad

Para externalizar la emisión y recepción de facturas es necesario aportar confianza, crear un estrecho lazo de relación. Debido a ello, contamos con un equipo avanzado de expertos con un amplio recorrido en este tipo de proyectos, un apoyo que le permitirá cubrir sus requisitos y sacar el máximo provecho a nuestra tecnología.

Le asesoramos y acompañamos en todo el proceso para que se beneficie lo máximo posible de la automatización de sus procesos de facturación y contabilidad. Le ayudamos para que el cambio sea mínimo y lo menos intrusivo posible.

Capacidad Internacional

El impulso de la factura electrónica es un movimiento global. Una solución que se adapte únicamente a su mercado local le dificultará su relación con empresas de otros países tomando en cuenta la necesidad de adaptarse a los requisitos fiscales de cada país.

SERES cuenta con un servicio global y potente que le da cobertura para conectar con empresas de todo el mundo de forma rápida, ágil y segura.

2.- Fase de Implementación: SOLUCIÓN TECNOLÓGICA

SERES le ofrece un servicio global para la gestión de sus facturas en todas las fases del documento: emisión, recepción, intercambio, tratamiento y conservación.

SERES FacturaElectronica ServicioTIC

Integración con sus programas de gestión interna (ERPs)

Nos adaptamos a la información que exporte o integre sus programas informáticos (ERPs) permitiendo una integración "No Intrusiva".

Somos independientes del ERP con el que trabaja su empresa. Contamos con proyectos con una gran variedad de ERPs del mercado (principales marcas -SAP, Microsoft, Oracle, SAGE..., como ERPs sectoriales, locales, desarrollos propios, etc.).

Transformamos la información para cumplir con los requisitos de su proyecto. El servicio le permite agrupar los datos para crear la factura final o desagruparlos para integrar la información en sus programas internos de gestión, ya sea uno o varios ERPs.

Gestión de excepciones según reglas de negocio

El servicio permite parametrizar un conjunto de filtros, tanto semánticos, sintácticos o de negocio, que le permite automatizar la respuesta según los requisitos del emisor y receptor o del contexto (devolución automática de facturas si falta el código de pedido, aceptación de la factura si las cantidades coinciden con el de la aceptación de la mercancía en el almacén, no envío de la factura si el identificador de la empresa receptora no continúe una letra y números -RUC, etc.).

Proceso de aprobación y validación contable de facturas

El servicio se integra con su actual proceso de validación de facturas o le aporta uno que le permite pasar por diferentes departamentos o área de gestión para la conformación o rechazo de la factura.

Cada departamento dentro de la empresa contará con un entorno donde podrá realizar las acciones necesarias a cada factura según el momento de la tramitación.

Seguimiento de facturas: Trazabilidad

Permite conocer en todo momento el estado de sus documentos, ya sea en el tránsito como en la respuesta a la gestión del documento (aceptada, rechazada, pendiente de pago…)

Es bidireccional, dado que le permite conocer el estado tanto de las facturas enviadas como de las recibidas.

Nuestro servicio le avisará de forma proactiva de la recepción de los documentos al igual que le aportará en vivo el estado del documento según vaya pasando por los diferentes estados en sus clientes.

Generación y validación de Firma electrónica

Tendrá todas las funcionalidades necesarias para la generación de la firma electrónicas según los requisitos de cada formato. Así como de las validaciones necesarias para asegurar la integridad y autenticidad de la factura electrónica (fecha de caducidad, de revocación, etc.).

Nuestro servicio trabaja con los diferentes perfiles de firma electrónica para su uso en ficheros Edifact, pdf, XML...

Cubre la firma longeva X-L lo que le permite la verificación en el futuro incluso si las fuentes originales (de consulta de certificados o de las listas de revocación) no estuvieran ya disponibles.

Cubre el 100% de la diversidad tecnológica (formatos, protocolos, etc.)

Nuestro servicio le permite tener una solución para la gran diversidad de formatos internacionales, sectoriales, nacionales, etc. (UBL XML, UN/EDIFACT, UN/CEFACT, ES/FACTURAE...), canales de comunicación (Redes VAN EDI, AS2, FTP, Webservices, etc.), métodos y perfiles de firma electrónica, etc.

Archivo y custodia electrónica

La normativa establece que las facturas electrónicas deben ser almacenadas y, en caso de inspección, facilitar el acceso completo a los datos. Nuestro servicio le aporta todas las funcionalidades necesarias (descargar en línea, impresión PDF417, etc.) para una gestión propia de sus e-facturas tanto en su primera fase de gestión administrativa como en su almacenamiento histórico.

Conozca más sobre nuestro servicio de custodia electrónica de documentos.

Conectividad y capilaridad

SERES cuenta con una de las mayores redes mundiales de negocios por usuarios, volumen y tipos de documentos. Formar parte de ella le permitirá acceder a cientos de miles de empresas usuarias activas.

Con nuestro servicio dispondrá de un Buzón Electrónico Avanzado que le permitirá recibir y enviar documentos tanto a las entidades que forman parte de nuestra red directa así como a todas las redes a las que estamos conectados.

La falta de interoperabilidad es unos de los frenos que más afectan al impulso de proyectos de intercambio electrónico de documentos. Con nuestro servicio acelera la participación y uso de su proyecto además de focalizar su atención en un único interlocutor, SERES, para trabajar con todas las demás plataformas con las que estamos conectados (Redes/Servicio EDI, entidades bancarias, plataformas de Administraciones Públicas, plataformas/soluciones de proveedores de factura electrónica, etc.)

Opciones para recibir y hacer llegar sus facturas

Plataforma e-FACTURA.NET

Portal web que le permitirá la consulta, descarga, impresión, seguimiento, supervisión, creación, modificación, etc. de sus facturas.

El servicio cuenta con un conjunto de perfiles de usuarios que le facilitará la relación y segmentación de las facturas según sus criterios corporativos.

Dar acceso a este servicio online a sus clientes le permitirá ofrecerles todas las funcionalidades necesarias para cumplir con la normativa.

Es un portal colaborativo donde una vez que una empresa accede podrá recibir y enviar facturas a cualquier empresa con independencia que sea a su empresa la primera con la que trabaje.

La plataforma es multiidioma permitiendo una gestión intragrupo desde diferentes situaciones geográficas.

¿Quiere una demostración online de nuestro servicio e-FACTURA.NET?

HUB: Interconexión de redes

SERES ofrece una amplia gama de conexiones con otras redes así como con un conjunto de portales de factura electrónica.

Conexiones Punto a Punto: AS2, Web services...

SERES le conecta con la tecnología que su cliente o proveedor le solicite.

Servicio Postal Virtual

Es un servicio que ofrece a sus socios negocio un canal electrónico que evita la impresión y envío postal de facturas. Está dirigido a proveedores que no desean grandes cambios y le envían un volumen pequeño de facturas.

 

Billing: Impresión de facturas

Es el mejor aliado a la hora de aportar a sus socios comerciales el canal de comunicación tradicional para el envío de facturas electrónicas con plena validez legal y fiscal.

Le permite enviar por correo postal las facturas que sus socios comerciales le solicite sin tener que separar este flujo de documentos en papel de sus procesos automatizados.

Digitalización

El servicio de digitalización de SERES es un buen aliado para poner en marcha un proyecto global de facturas electrónicas ya que, por un lado, las facturas recibidas en papel serán tratadas por el sistema de digitalización, y, por otro se sumarán las facturas que ya vengan en formato electrónico. Un cambio para cubrir el 100% de las posibilidades.

Intercambio Electrónico de otros Documentos

Nuestro servicio cuenta con todas las funcionalidades para intercambiar EDI donde la factura es un documento más de otros como los pedidos, guía de remisión, órdenes de recepción de mercancías, etc.

3.- Fase de Lanzamiento

Gestión de la comunidad

Un proyecto de factura electrónica no es sólo pensar en los cambios internos. Enviar y recibir documentos implica tomar en cuenta los dos lados del intercambio. Informar, formar y asesorar al conjunto de sus proveedores o clientes del cambio en la forma de facturación y cómo les puede afectar es esencial para rentabilizar el cambio lo antes posible.

Esta gestión requiere de constancia, paciencia y mucho esfuerzo. SERES asume esta tarea en coordinación con su equipo para que sus socios reciban asesoramiento personalizado, información y un conjunto de opciones, según su nivel de conocimiento y desarrollo tecnológico, para que saquen el mayor partido al cambio.

Su proyecto no partirá de cero. Además de la activación inmediata de los socios que ya están operativos en nuestros servicios, podrá contar con un servicio de captación cruzada, donde aprovechará las sinergias con otros proyectos para migrar a sus clientes y proveedores a una gestión electrónica avanzada.

Equipo de lanzamiento y apoyo

Durante el periodo inicial de puesta en marcha del servicio contará con un jefe de proyecto que le guiará en las pruebas para el lanzamiento en producción y coordinará las acciones con su equipo.

4.- Fase Evolución

Sostenibilidad: Seguridad a corto y a largo plazo

SERES le aporta un servicio de alta disponibilidad y seguridad, esencial para este tipo de servicios dado que en sus facturas hay información sensible, vital para su negocio y la relación con su cliente o proveedor. Dejarla en manos de la inexperiencia le puede resultar caro e, incluso, convertir su proyecto en un quebradero de cabeza.

Los cambios normativos y necesidades puntuales hacen que este tipo de proyectos requieran de un mantenimiento continuo. SERES desarrolla su propia tecnología donde la factura electrónica es uno de los ejes principales de nuestra actividad para estar al tanto de los requisitos normativos además de ser ágiles en las adaptaciones de su día a día. Nos convertimos en su partner de confianza para ofrecer un servicio sostenible en el tiempo. 

Soporte técnico avanzado

Nuestro servicio le ayuda en la gestión del día a día. Somos conscientes de la importancia que tiene su proceso de facturación y, por ello, estamos a su disposición para dar respuesta a sus necesidades y dudas.

Nuestro soporte le responderá en el idioma en el que se sienta más cómodo. Contamos con un amplio equipo distribuido por nuestras oficinas de todo el mundo que le aportarán un trato cercano e inmediato, además de una respuesta global a sus requerimientos.

Podrá elegir entre un conjunto de diferentes niveles de atención (inhouse, 24h., personal, etc.). Nos adaptamos a su empresa.

Su proyecto en marcha

Ya sea porque le soliciten trabajar con factura electrónica o quiera poner en marcha o ampliar su proyecto, nuestro servicio le permitirá aportar un valor diferencial para sacar el máximo partido a un cambio que hará a su empresa más productiva y competitiva.

¿Quiere ver nuestro servicio online e-FACTURA.NET en vivo? Solicite una demo online