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EDICONSEJOS: Formación Online

El formato estándar que se utiliza en el intercambio electrónico de datos (EDI) para la administración, el comercio y transporte está definido por las Naciones Unidas y es conocido como UN/EDIFACT. Consiste en un conjunto de normas, directorios y directrices acordadas internacionalmente para un intercambio electrónico de datos estructurado entre sistemas de información computarizados independientes.

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Las reglas son aprobadas por UNECE (Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas) y se publican en el UNTDID (Directorio de Intercambio de Datos Comerciales de las Naciones Unidas).

Dentro de este marco global, se desarrollan adaptaciones concretas para cada país, sector, etc.

Conocer la base del EDI

EDICONSEJO: La preparación para comenzar a usar EDI

Expone los puntos principales que necesita aplicar una empresa para poder comenzar a trabajar con EDI.

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EDICONSEJO: Las bases del intercambio de documentos entre el proveedor y su cliente

Conozca la base de los documentos intercambiados EDI donde se sustenta la relación entre el cliente y sus proveedores.

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EDICONSEJO: Las direcciones en los mensajes EDI - Segmentos NAD

Cuando se da el paso al intercambio electrónico de documentos nos damos cuenta de información adicional, que no viene en el intercambio actual en papel, que es necesaria para que el destinatario pueda, de una forma automática, preparar su entorno a la mercancía que llegará, a la factura que hay que pagar...

La información de localización que contienen todos los mensajes EDI es necesaria para direccionar el documento tanto de una forma global como de una forma interna en las compañías.

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EDICONSEJO: Códigos GTIN, GLN, EAN, puntos operacionales, estructuras administrativas o cómo identificarse unívocamente online

Una de las grandes bases en la que se sustenta el EDI es la definición y uso de identificadores únicos. Reciben diversas denominaciones, como pueden ser: Códigos EAN, Puntos Operacionales, GLN... cuya esencia más primitiva es que el cliente (emisor) que pide mercancía a un proveedor (receptor) saben, sin lugar a dudas, de qué estamos hablando.

Dentro del EDI podemos diferenciar varios tipos de identificadores

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EDICONSEJO: Como el EDI (Intercambio Electrónico de Documentos) le aporta más pruebas para financiar la actividad de su empresa

Muchos de los beneficios que aportan los servicios EDI están ocultos a la mayoría de sus empresas usuarias. Le mostramos cómo aprovechar una característica de nuestra tecnología para intercambiar electrónicamente de forma segura sus documentos, y, en concreto, sus facturas electrónicas emitidas.

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Tipos de documentos EDI

Cada documento tiene un conjunto de versiones por cada año, por lo que un mensaje INVOIC, por ejemplo, puede ser utilizado en diferentes países y sector en diferentes versiones.

ORDERS - Purchase order message

Un ORDERS (pedido) es un mensaje que especifica detalles sobre bienes o servicios pedidos bajo condiciones acordadas entre vendedor y comprador. La práctica comercial habitual es que se emita una orden de compra para una determinada expedición, a un determinado lugar y en un momento dado, aunque también es posible un único pedido para diferentes lugares de expedición. Existen pedidos abiertos (seguidos de una posterior orden de entrega) y pedidos urgentes (para ser entregados inmediatamente).

DESADV - Despatch advice message

Un DESADV (guía de remisión) es un mensaje que especifican detalles sobre bienes enviados o listos para ser enviados con unas condiciones acordadas. Se utilizan como mensaje de "aviso de envío" (Delivery Despatch Advice) o como "aviso de devolución" (Returns Despatch Advice). Habitualmente se utiliza el primer término para referirse a ambos.

La intención del mensaje es informar en detalle sobre el contenido de un envío. Cada mensaje procede necesariamente de un único punto de salida y uno o varios puntos de entrega. En cuanto a la cantidad, puede referirse a diferente tipo de bienes y número. El mensaje puede ser usado tanto para indicar la salida de los bienes a entregar como la salida de bienes que se devuelven.

Permite al receptor:

  1. Saber cuándo ha sido enviado el material o cuándo estará listo para ser enviado.
  2. Tener los detalles precisos del contenido.
  3. Dar los primeros pasos en las aduanas si es un envío transfronterizo.
  4. Permitir el control entre los bienes entregados y la factura de los mismos.

RECADV - Orden de Recepción de Mercancía - Receiving advice message

Un RECADV (confirmación de recepción de mercancía) es un mensaje que notifica si lo recibido se corresponde con lo inicialmente pedido, de modo que permite la visibilidad de discrepancias y anticipación de rechazos o aceptaciones de mercancía para agilizar el proceso. Cuando la mercancía es verificada y se realiza el ajuste de discrepancias se puede comenzar a generar la factura con la certeza de que no tendrá que ser modificada.

Más información del RECADV

INVOIC - Invoice message

Un INVOIC (factura) es el mensaje electrónico que documenta un pago por bienes o servicios suministrados bajo condiciones acordadas entre vendedor y comprador. Sirve también como especificación de: Nota de Débito o Nota de Crédito. Incluye información del bien o servicio suministrado, información de los términos del pago, información aduanera si es una transacción transfronteriza, el número de guía de remisión, el número de pedido, etc.

GENRAL - Documento de texto libre - General purpose message

Un GENRAL (documento de texto libre) es el mensaje electrónico utilizado para enviar, recibir o dejar constancia de información útil para la gestión entre proveedores y clientes, como puede ser conocer los motivos de rechazo de facturas o informar de la apertura de nuevos centros notificando al proveedor los datos necesarios para completar su posterior factura (código EAN del centro, dirección, etc.), su ausencia suele implicar una "aceptación" en cuanto a la validación de la factura.

Más información del GENRAL

SLSRPT - Informe de Ventas - Sales data report message

Un SLSRPT (informe de ventas) es un mensaje que permite tener visibilidad de las ventas que realiza cada cliente y en cada punto de venta. Se envía desde el cliente al proveedor, e intercambia información de ventas actualizada poniéndola en relación con los productos o servicios suministrados, incluyendo las correspondientes fechas, periodos, identificadores del producto, precios, cantidades y destinos.

Se utiliza para optimización logística, planificación y gestión comercial, cálculo financiero...

Más información del SLSRPT

INVRPT - Informe de Inventario - Inventory report message

Un INVRPT (informe de inventario) es un mensaje que permite conocer la situación de su mercancía en las instalaciones de sus clientes. Se trata de un documento que se envía desde el cliente al proveedor. Cuando existe un operador logístico intermedio que almacena la mercancía, el mensaje puede ser enviado desde éste al proveedor. Los beneficios de este documento pueden ser aprovechados directamente por diferentes áreas de su negocio.

Más información del INVRPT

PRICAT - Catálogo de productos - Price/sales catalogue message

Un PRICAT (catálogo de productos) es un mensaje que informa del listado detallado de productos que una empresa ofrece para su venta. Esta información es viva, por lo que debe estar actualizado siempre en su última versión para una correcta gestión. El fabricante es quien añade la información, y lo utiliza para que sus clientes tengan actualizado el catálogo, los detalles de los productos y conozcan los nuevos. El distribuidor lo utiliza para cumplir con las normativas de etiquetado, para cálculos de pedido y para informar a sus clientes previamente a la compra.

Más información del PRICAT

COACSU - Relación de entregas - Commercial account summary message

Un COACSU (relación de entregas) es un mensaje que recopila las entregas individuales que el proveedor realiza a uno o varios distribuidores en un período de tiempo determinado. Su uso más común se encuentra aplicado a las facturas, funcionando como recopilatorio de un conjunto de facturas emitidas (comerciales, notas de cargo, notas de abono, rectificativas, recapitulativas, etc.).

Más información del COACSU

REMADV - Aviso de liquidación - Remittance advice message

Un REMADV (aviso de liquidación) es un mensaje comunicado entre el comprador y el proveedor que proporciona una contabilidad detallada sobre un pago de un bien o servicio, en una fecha determinada. Permite saber que se va a realizar el pago, pudiendo hacer referencia a una transacción o a varias.

Más información del REMADV

Conectividad EDI

RVA - Redes de Valor Añadido

Las Redes de Valor Añadido o Agregado (RVA), VAN - Value Aggregate Network, son puntos de conexión que permiten acceder a un gran número de empresas que trabajan con EDI de forma colaborativa.

Más información sobre RVA

AS2

AS2 es un protocolo de intercambio seguro de conexión punto a punto.

Más información sobre AS2

EDI en el sector Logístico y Transporte

La figura del transportista en el EDI y los mensajes INSDES y OSTRPT

Además de la relación de negocio (compra-venta) entre un proveedor y su cliente, gran parte de los proyectos EDI cuenta con la participación de una empresa de transporte o logística que envía la mercancía hasta el destino definido. Con este tercer actor se intercambia una información adicional.

Nos centramos en un entorno donde interviene un operador logístico que actúa únicamente como transportista, para conocer los mensajes específicos que se intercambian en este contexto, donde destaca la “instrucción” y la “situación” de despacho.

Más información del INSDES y OSTRPT.

La figura del operador logístico en el EDI y el valor de los mensajes INVRPT (Inventory Report) y PRICAT (Price/Sales Catalogue)

La automatización de la comunicación entre una empresa, que es proveedora de mercancía, y su operador logístico, que almacena y entrega la mercancía, permite allanar la relación entre ambos, lo que se transforma en una relación más cercana que hace más eficiente y rentable.

Más informació del INVRPT y PRICAT .