Top EDI

EDICONSEJO: Códigos GTIN, GLN, EAN, puntos operacionales, estructuras administrativas o cómo identificarse unívocamente online

Una de las grandes bases en la que se sustenta el EDI es la definición y uso de identificadores únicos. Reciben diversas denominaciones, como pueden ser: Códigos EAN, Puntos Operacionales, GLN... cuya esencia más primitiva es que el cliente (emisor) que pide mercancía a un proveedor (receptor) saben, sin lugar a dudas, de qué estamos hablando.

Dentro del EDI podemos diferenciar varios tipos de identificadores:

Identificadores de productos o servicios

Está globalmente aceptado que un código de barras es un elemento distintivo de cualquier producto. Ese mismo conjunto de barras oculta un número (normalmente de 13 dígitos) que además de ser leído por el lector de un cajero del supermercado lo permite identificar unívocamente en todo el mundo.

La primera clave aquí no recae tanto en el uso de estos códigos, que ya está muy extendido, sino en la forma en la que su empresa organiza sus productos asignándoles sus correspondientes códigos además, en el caso de venir de otro entorno no tan avanzado, como migrar los códigos de productos internos con sus equivalentes globales.

La segunda clave es informar a sus clientes de esos códigos. Ahí el documento EDI PRICAT tiene mucho que decir dado que en su contenido se informa no solo de los códigos sino de información adicional sobre las características de sus productos.

Identificadores de empresa, departamentos, unidades...

Todo documento intercambiado debe contener cómo mínimo el emisor y el recepctor.

Al igual que ocurre con los identificadores de productos, los nombres no suelen permitir tener una relación clara entre quien envía o recibe (principalmente por el uso de abreviaturas, acrónimos, tildes, etc.). En este caso para los identificadores de empresa, la gama de posibilidades es bastante más amplia, desde un mismo EAN, un VAT number, códigos nacionales, DUNS, y un largo etcetera de códigos que en su relación identifican una empresa unívocamente.

Pero la realidad indica que no sólo debemos identificar el emisor o receptor del mensaje, sino que internamente ese documento intercambiado requiere mostrar otras unidades dentro de la empresa. En el ejemplo de un albarán EDI (DESADV) es necesario indicar donde se entrega la mercancía, en una factura es necesario indicar quien pide, a quién se paga, quien recibe la mercancía, a quien se factura e incluso quien paga.

Organizar las "estructuras administrativas", listado de unidades, centros, departamentos, etc. es vital para su gestión y para la de su cliente o proveedor.

Organizar sus identificadores y la conversión de códigos

Cuando una empresa tiene que organizar los identificadores se suelen encontrar con la situación de que ya los tiene definidos pero basado en unos códigos própios internos. La conversión de estos códigos se hace esencial para un correcto intercambio electrónico de documentos además que para la correcta automatización del proceso e integración de los datos en sus sistemas de gestión informáticos (ERP).