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Digitalización de documentos - Escaneo OCR/ICR

La digitalización de documentos es el mejor aliado para tratar el papel en un proyecto de gestión electrónica de documentos.

Normalmente se conoce a la digitalización de documentos como un proceso por el que se traslada la información de un documento en papel a un entorno electrónico.

El servicio de digitalización de SERES está basado en la tecnología inteligente, puntera y en continua evolución de La Poste, servicio de correos de Francia, que es uno de los principales actores franceses en las áreas de reconocimiento de escritura y lectura de todo tipo de documentos (estructurados, semi-estructurados y no estructurados). Esta tecnología está siendo utilizada para el reconocimiento de las direcciones postales en su servicio de envío postal, la cual cubre, incluso, la escritura manuscrita.

El servicio le permite externalizar las tareas de digitalización (se olvida de las tareas de escaneo y supervisión), cubre todos los recursos técnicos necesarios para adecuarse a sus necesidades y volumen de documentos permitiendo despreocuparse del archivo de documentos en papel gracias a la centralización de la gestión y consulta en un entorno online con capacidad de acceso remoto e independientemente del formato origen del documento.

Le permite integrar la información en sus sistemas de gestión de forma no intrusiva y sin errores permitiendo que su departamento de contabilidad, compras, jurídico, etc. dedique más tiempo a tareas más productivas que la de mecanizar datos. De igual manera, mejora la calidad de la información y la reducción de incidencias relacionadas con los errores manuales.

El incremento del intercambio de documentos en formato PDF ha ampliado el uso de la digitalización también para aquellos casos en los que el documento recibido es un fichero. Para tratar la información contenida en estos documentos es necesario un proceso de digitalización, reconocimiento óptico de caracteres (OCR/ICR) y validación de la información por el supervisor del proceso.

El servicio de digitalización de SERES le permite entre otras cosas:

  • Reducir el espacio de los documentos almacenados en papel y trasladarlos a un entorno en la nube "e-ARCHIVO" que permita el acceso remoto (online).
  • Gestionar electrónicamente los documentos en papel, sin necesidad de que sus proveedores tengan que realizar adaptaciones o cambios.

Entre las funcionalidades más destacadas del servicio de digitalización de SERES están:

  • La creación automática de plantillas que facilitan la validación de datos y la reducción de errores.
  • La selección del encargado de validar los datos de un documento (ya sea Seres o la propia empresa).
  • La puesta en marcha de un servicio mixto que elimine la emisión de nuevos documentos en papel (ahorrando en costes de manipulación, franqueo, impresión y envío), pero permita la recepción del papel, integrándolos directamente en su ERP.
  • La posibilidad tanto de la modalidad in-house (instalada en su propia empresa) como de la modalidad cloud (servicio en la nube de acceso remoto).

Nuestro servicio de digitalización es un buen aliado para poner en marcha un proyecto global de facturas electrónicas ya que, por un lado, las facturas en papel serán tratadas por el sistema de digitalización, y, por otro se sumarán las facturas que ya vengan en formato electrónico. Un cambio para cubrir el 100% de las posibilidades.

 Servicio Digitalización de Facturas

El módulo de digitalización "Docupost DC" es el mejor aliado para poner en marcha un proyecto de facturas electrónicas en recepción puesto que, en la fase de adaptación, mientras continúa entrando papel en la oficina, la gestión ya comienza a ser digital. Es, en este caso, cuando la digitalización te permite poder realizar una gestión electrónica de la información con independencia del formato de los documentos que se reciban.

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Información de interés

Reglas a tener en cuenta en un proyecto de digitalización de documentos

La gestión del papel ha sido tradicionalmente una fuente de problemas por la propia naturaleza física de los documentos. La importancia de conservarlos en el tiempo, su clasificación, catalogación, indexación o la facilidad de ser consultados son factores fundamentales que se han resuelto gracias a la archivística en un mundo donde imperaba el papel y lo electrónico era cosa del futuro.

La convivencia del papel con lo electrónico es el paradigma actual y aquí la aportación de la digitalización ha sido clave. Esta etapa de cambio implica un doble esfuerzo. Por un lado, tenemos que convivir con nuestros frenos internos a migrar del mundo físico al online y, por otro, con la rutina diaria de las entidades y personas con la que nos relacionamos y que, en la mayoría de los casos, suelen tener diferente interés y velocidad por hacer desaparecer el papel en su día a día. La digitalización permite solucionar parte del problema, pero no ofrece una eficiencia total. 

La digitalización es una herramienta que mejora procesos, que actúa ...consulte el artículo completo